オンラインイベント・バーチャル展示会

企業セミナーや展示会のオンライン化が進む

新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い、人が集まる「イベント」の開催が難しくなっています。この状況を打開すべく、早くからオンライン上での開催に切り替えた主催者も数多く、オンラインイベントは「ニューノーマル」時代の新しいイベント文化として広がりを見せています。

オンラインイベントとは、 オンライン上で開催するイベントのことを意味します。これまでイベントとは、主催者が会場へ参加者を集めてリアルの場で開催されるものが一般的でした。 コロナ禍以前も、 オンラインイベントを短期的な選択肢として検討している企業は少なくありませんでした。 しかし現在では、「コロナウイルスの影響が落ち着いても」オンラインイベントの実施を続けたいと考えている企業が増えています。

オンラインイベントやバーチャル展示会は、対象者が大きく広がる

オフラインイベントでは、会場に収容できる人数が、集客できる人数の上限でした。大きなホールでも1,000～2,000人程度が限界です。しかし、オンラインイベントでは、Web会議システムやウェビナーシステムで対応できる人数まで参加者を募ることができます。同時に10,000人もの参加者に向けてイベントの開催することも可能です。

オンラインイベントやバーチャル展示会は、オフラインイベントに比べて参加者が気軽に参加しやすいという側面があります。参加者が会場まで足を運ぶ必要がないことから遠方からの参加が可能となります。さらに、いつでも視聴できるオンデマンド配信を利用することで、場所や時間を問わずに参加することが可能になります。

気軽に参加できるようになることで、今までのオフラインでのイベントとは違った層にアプローチできるという点にも注目すべきです。

主要都市でしかイベントを開催していなかった企業にとっては、オンラインイベントは地方や海外など遠方のユーザーが参加できるため、新規顧客開拓のチャンスとなります。

日中は、手が離せない人、逆に端末を使えない人でも、時間外に参加ができます。子育て世代や介護などで出社できない在宅ワーカーやモバイルワーカーに対しても、オンラインイベントであれば視聴が可能になります。

オンラインイベントのデメリット

オンラインイベントならではのクリアすべき課題もあります。

主催者側だけでなく参加者側にも、安定したインターネット回線と最低限のITリテラシーが必要になります。微弱なWi-Fi環境だと、画面がカクカクしたり、回線が落ちたりすることがあります。トラブルを未然に防止するために、事前に配信テストをしっかり行うのはもちろんですが、主催者側はきちんと配信していても、参加者の環境に問題がある場合もあります。

気軽に参加しやすい一方で簡単に離脱しやすいのも、オンライン開催の特徴です。オンラインでは他の参加者を見ることが難しく、臨場感や他の方々のリアクションが見づらいという問題もあり、「盛り上がり」を体験しづらいことも離脱の一因と考えられます。

オフラインのイベントでは、参加者同士の偶発的なコミュニケーション発生が見込めますが、オンラインイベントでは交流がし難くなります。計画的にコミュニケーションの発生を設計する必要があります。

オンライン／オフラインの棲み分け

これからはイベントの開催目的によってオンラインイベントか、オフラインイベントにするか、選んで使い分けることになるでしょう。

幅広いユーザーの参加を促す大規模なイベントや、逆に非常にニッチな内容で集客が期待できなかったイベントは、オンライン開催のメリットが生かせます。

来場者・出展者間の交流や名刺交換、商談実施など対面によるコミュニケーションに重きを置くイベントや、企業のブランディングやVIP向け等のリッチな体験を提供するイベントは、これまで通りリアル開催が向いています。

リアル開催とオンライン開催を併用した「ハイブリット開催」という新たなスタイルも生まれています。参加者が「オンライン参加」と「現地参加」を自由に選択できる、次世代のイベント開催形式と言えるでしょう。

オンラインとオフラインとでは同じテーマのイベントでも企画から準備、運営まで、やるべきこと、手順が大きく異なってきます。そのことが、イベント企画担当者の頭を悩ませる要因となっています。

セミナーなどの小規模なオンラインイベントであれば、主催者が１人で開催可能です。しかし、複数の登壇者を集めたカンファレンスや、協賛企業と共に中～大規模な展示会を実施する場合、動画制作やイベントのオペレーション等、外部企業（オンラインイベントに慣れている企業）の力を借りなければ開催は困難です。

動画コンテンツの準備

オンラインイベントの実施方法には、ライブ配信と録画配信があります。ライブ配信のオンラインイベントは、限定公開や外部非公開にできるため、ライブ以外での視聴を許可したくない場合に適しています。録画配信イベントは、ライブ配信より長時間にわたって視聴可能で、参加者の好きな時間に見られるため、あらかじめ決まった時間を確保できない人を含め、幅広い対象者を想定するイベントに向いています。

ライブ配信のオンラインイベントには、ライブでのパネルディスカッションや基調講演のほかに、タレントのパフォーマンスなども含まれます。オンラインのライブイベントならではの体験として、オンライン上で登壇者と参加者の間でやり取りができるようにすることが大切です。

オンラインでの質疑応答に「Sli.do」などの匿名質問ツールや、「Vimeo」のチャット機能等を活用するなど、動画を観つつ参加者が登壇者にその場で質問を投稿できるようにしている企業も増えています。

録画配信のオンラインイベントでは、事前収録したセミナー、サービスのプレゼンテーションなどのコンテンツなどを用意して、好きな時間に視聴してもらうことができます。

さらには、「Slack」などのオンラインサービスを併用し、各コンテンツについて会話できる場を設ければ、参加者が都合の良い時間に投稿して交流することもできます。こういったオンラインイベントは、時差も場所も関係なく、だれでもどこからでも参加可能です。

イベントサイトの構築

1回イベントでセミナーを1回だけ実施するのあれば、「ZOOM」や「Gooogle Meet」といったテレビ会議システムを使ってオンラインイベントを開催することは可能です。しかし、1回イベントで複数セミナーを行うカンファレンスや、一定期間開催するバーチャル展示会の場合は、特設のイベントサイトが必要になります。

イベントサイトのトップページでは、参加者が、興味を持っていただけるように、当日の目玉となるセミナーの登壇者の顔写真やプロフィールを紹介したり、ライブ配信の場合は、タイムテーブルを掲載して参加者の時間調整ができるようにします。

サイト内はページを行き来しやすいナビゲーションを設置して参加者が迷わないようにします。興味を持ったセミナーの動画視聴した後に、より詳しい資料をダウンロードしたり、お問い合わせができるようなフォームを準備してフィードバックを得られるようにします。

参加したセミナーページからは関連するセミナーや展示をリンクで繋いで複数のセミナーや展示を回遊できるようにして、参加者により多くの情報を持ち帰ってもらいます。

大規模なイベントでは、参加者個別にマイページを提供し、興味のありそうなセミナーをレコメンドしたり、気になるセミナーのお気に入り登録ができるようにして開始前にリマインドして見逃さないような手助けします。

参加後には、アンケートの回答を促すことで、イベントの満足度を調べます。オンラインイベントはアンケート回収率が比較的高いと言われますが、アンケートページにきちんと誘導しないと気づかないままスルーされてしまい効果測定ができなくなってしまいます。

イベントサイトは開催中だけでなく、開催前の集客から使われます。

集客はメルマガや広告で行うのが一般的ですが、イベントの詳細な情報を伝えるのが、サイトの役割になります。告知期間中は、イベントがいつからいつまで開催されるのか、どのような内容のセミナーや展示があるのか、登壇者や参加者同士の交流の機会はあるのか、といった内容を掲載します。

特に目玉のイベントを紹介したり、このイベントで得られる情報などイベントに参加するメリットを伝えることで、事前の参加登録を促します。告知時に強い印象を残すことが、開催時の参加率を向上します。

イベント終了後もライブ配信以外の情報をそのままアーカイブとして一定期間公開し続ける例もあります。参加者がもう一度見たいという場合や、参加できなかった人が、どんなイベントだったのか確認したりすることができます。多くの人の目に触れることで次回開催の期待感を盛り上げることにもつながります。

オンラインイベント プラットフォームの導入

オンラインイベント管理プラットフォームは、自社の商品やサービスの宣伝、顧客の獲得や商談といった従来のオフライン展示会で実施していたことをオンラインに置き換える仕組みです。動画配信や効果測定、翻訳ソフトを使った多言語対応、ECサイトと連携した決済など、デジタルならではの機能が連携できるようにもなっています。

ただし、すべての機能を網羅したワンパッケージのツールはなく、目的に応じて２つ以上のサービスを組み合わせてプラットフォームを構築することがほとんどです。

以下に主な機能を紹介します。

1.動画配信

「YouTube」「Vimeo」「ZOOM」などを使って動画を配信する機能です。予め録画しておいた動画をアップロードした動画配信サイトのリンクを、イベントサイトのセミナーページに埋め込んだり、ライブ機能を使って、リアルタイムで動画配信を行うことが可能です。

2.チャット

動画視聴ページに埋め込んで、参加者と主催者、登壇者とオンラインでのやり取りを可能にします。参加者の質問や疑問への対応、興味を持った企業との商談が行えます。オンライン名刺サービスを利用して、チャット上でも名刺交換できる機能が備わっているサービスもあるようです。

3.お問い合わせフォーム

イベントのお問い合わせが社内の担当者にメールで連絡されます。メールならばイベント期間中を過ぎてもお客様とやり取りが継続できるので、商機を逃しません。

4.参加登録フォーム

開催告知時やイベントサイト入場の前に個人情報を登録していただき、ID、パスワードを発行します。個人を特定して限定された情報の閲覧を許可したり、チャットやお問い合わせでいちいち個人情報を登録する手間を省きイベント参加をスムーズにします。

5.アンケートフォーム

イベントサイト上に設けたアンケートフォームから、セミナーへ参加者の満足度やフィードバックを情報を入手します。イベントの効果測定をする上で重要なデータとなります。

6.イベントサイト情報登録・更新

イベントサイトに掲載するタイムテーブルやセミナーや展示ページの情報や、ダウロード資料の登録、リンク設定を行います。登録された情報は、規定されたデザインが適用されてサイト全体のデザインを統一します。また、誰でも閲覧できる範囲と、IDやパスワードを設定し、限定された人だけが閲覧する公開範囲の切り分けができる仕組みも必要です。

7.メール配信

参加登録時に入力されたメールアドレスに、展示会日程のリマインドや告知メールなどを送付する機能です。

8.アクセスログ解析

オンライン展示会への来場者がどの項目をよくクリックし、どのくらいの時間滞在・閲覧したのかを、レポート形式で閲覧できる機能です。

プラットフォーム選定のポイント

想定するイベントに必要な機能が備わっているか、またはサービス連携が可能かをチェックします。自社で運用する場合は、動作に不安な点がないか、デモンストレーションや無料体験で確認しましょう。個人情報を扱う場合は、サービス自体のセキュリティ対策も重要です。

既に類似のイベントで使用された実績があるものが安心ですが、まだまだ未成熟な分野なので、動画やサイトの制作会社がうまく連携対応できそうかといった点も、プラットフォーム提供会社の担当者にきちんと確認しておく必要があります。

1.オンラインイベント企画・開催支援

• オンラインイベント企画：目的・目標設定、ターゲット定義、全体プラン、コンテンツ設計
• プロジェクトマネジメント：開催計画策定、スケジュール、タスク、予算管理
• イベントプラットフォーム構築：CMS、MAツール、配信プラットフォーム等、ツールの選定、設定

2.コンテンツ企画・制作

• 動画コンテンツ制作： シナリオ作成、動画撮影、編集、テロップ挿入、BGM等の演出
• ダウンロード資料制作：構成、記事ライティング、図版作成、フォーマットデザイン
• イベントサイト制作：イベントサイトデザイン、HTMLテンプレート作成、コンテンツ登録

3.イベントオペレーション

• 参加者の集客：開催概要・募集ページ作成、広告出稿、集客メール作成、メール配信
• ライブ動画配信：撮影会場設営、撮影、録画、配信ツール設定、動画登録
• イベント効果測定：分析ツール設定、ユーザー行動分析、アンケート集計、レポート作成

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