【企画者必見!】オンラインイベントを成功させる企画・運営の秘訣を徹底解説

イベントイメージ

コロナ禍以降、オフラインが当たり前だったイベント開催はオンラインが当たり前になってきました。

 

そんな中で、実際にイベントを開催することになると、こんな心配を持つ方も多いのではないでしょうか?

「オンラインイベントをやることになったのだけど企画したことないから不安...」「リアルの場のイベントとオンラインイベントの企画は何が違うの?」

 

オンラインイベントは、オフラインでのイベントとは違い、会場の設営や参加者の誘導などには手間をかける必要がありません。しかし、オンラインイベント特有の注意点や成功のポイントがあります。

 

オンラインイベント特有の注意点の例(一部)

注意点 概要
無線だけではなく、有線回線も使用できる会場を用意する 無線回線は不安定な接続になることが多いため、オンラインイベントでは有線回線に接続することが必須
申込をした参加予定者に対し、リマインドを必ず行う

オンラインイベントは、リアルイベントよりも気軽に参加できる分、「申込をしたが参加し忘れた」というケースが非常に多い。そのため、リマインド施策の実施は必須 

回遊率を上げる施策を行う オフラインと違いユーザーは興味のあるブースにしか訪れないため、ブース間の回遊率を上げる施策は必須

 

この記事を読めば、オンラインイベントを成功させられるだけではなく、その先の見込み客の集客や売上UPなどに繋がる企画の参考になるでしょう。

 

目次

 

成功するオンラインイベントの企画の流れ

オンラインイベントを成功に導くためには、企画が大変重要です。

この項目では、大成功するオンラインイベントの企画する際の流れを以下のステップごとに解説していきます。

①オンラインイベントの目的と数値目標を設定する

②オンラインイベントのターゲット・ペルソナを設定する

③オンラインイベントのカスタマージャージャーニーを考察する

④オンラインイベントの内容を決める

⑤オンラインイベント で参加者が得られるものを明確にする

⑥具体的な日時・場所を設定する

⑦参加者を集める方法を検討する

⑧予算の割り振りを決める

 

①オンラインイベントの数値目標を設定する

オンラインイベントの目的と数値目標(KPI)を設定しましょう。

 数値目標を決めることで、以下の様なメリットがあります。

 

KPIを設定する目的

1.目標達成するための具体的なプランを立てることができる

2.イベントの成功/失敗と次回への課題が明確になる

 

1.目標達成するための具体的なプランを立てることができる

数値目標を決めていると、それを達成するために何をすれば良いのかが明確になります。

 

例えば、以下の様な数値目標を設定したとしましょう。

オンラインイベントの数値目標例

 

この様に細かく数値目標を決めると、以下の様に具体的な行動施策が浮かびます。

・イベント認知10,000人を達成するためには?

→イベントのWeb広告で10,000インプレッションを獲得する必要がある

→そのために必要な広告媒体は?...

・申込率5%を達成するためには?

→LP(ランディングページ)の精度を高める必要がある

 

この様に、具体的に何をすれば良いのかアクションプランが明確になるでしょう。

 

2.イベントの成功/失敗と次回への課題が明確になる

イベントが成功したのか、または失敗したのかが明確になります。

 数値目標を決めずに、定性的な目標(「参加者に満足してもらう」など)では、実際にその目標を達成したのか否か明確になりません。

 

目標を達成できなかったとしても、次回に向けた課題が明らかになります。

例えば、申込数が目標数値に満たないことで、最終的な目標が達成できないのであれば、広告やランディングページの訴求力が足りなかった可能性があります。

参加者数は目標を達したのにお問い合わせが足りないのであれば、サイトの導線やお問い合わせへの誘導がわかりにくかった可能性があります。

 

この様に、成功/失敗が明確であり、かつ次回への課題が分かりやすいという点においても目標数値は設定する必要があります。



②オンラインイベントのターゲット・ペルソナを設定する

オンラインイベントをどの層向けに展開するのかターゲットを決定し、参加してほしい人物像を具体的にひとり思い浮かべたペルソナを設定することも大切なポイントです。

 

オンラインイベントのターゲット層やペルソナ設定を明確にすることで広告にも役立ちますし、開催時期や時間帯も定めやすくなります。

例)社内イベントの場合

・営業部は月末は忙しいため、月初〜月半に開催

・経理部は決算期は忙しいため、避けて開催する

例)BtoCイベントの場合

・ターゲット層が家族向けなら土曜日の17時開催

・ターゲット層が主婦なら平日の9時~13時など

例)BtoBイベントの場合

・繁忙期である期末、四半期末は避けて開催する

・週初めと週末は業務が多忙である確率が高いため火〜木曜日に開催する

など

 

また、すでに自社を認知している層がターゲットなのか、これから認知を広げるためのイベントなのかによっても訴求ポイントや集客方法が変化しますので、ターゲットとペルソナは必ず設定する様にしましょう。

 

③オンラインイベントのカスタマージャーニーを考察する

イベント参加者のペルソナが決まったら、カスタマージャーニーも決定しましょう。

 

カスタマージャーニーとは?

顧客が商品やブランドを認知→関心→購入意欲の喚起→最終的に購買や登録などに至る道筋のこと。

各ステップにおける顧客の行動と心情を可視化したものを「カスタマージャーニーマップ」という。オンラインイベント においては、「顧客=参加者」「購入=参加」と捉えることができる

 

カスタマージャーニーを設定する目的は、参加者の行動を細かく分析することで参加する上での課題や、適切な接点を発見することです。

 

ここで採用イベントのカスタマージャーニーをみてみましょう。

オンラインイベント開催ガイド

 

この様に、参加者の行動を細かく分析することで、新たな気付きが出てきます。

 

次以降のステップで検討するイベントの内容や広告方法などにも活用できる重要なステップです。カスタマージャーニーは必ず設定する様にしましょう。

 

④オンラインイベントの内容を決める

目的と数値目標、ターゲット・ペルソナがある程度決まったら、オンラインイベントの内容を決めていきます。

 

オンラインイベントの内容決定は、イベントの種類や社内向け/社外向けによって異なります。弊社のオンラインイベントの事例から以下の時期までには決定しているのが好ましいでしょう。

 

イベントの内容を決める時期

イベント種別

内容の決定時期

社内イベント

イベント開催日から1~2ヶ月前

BtoBイベント

イベント開催日から1~3ヶ月前

BtoCイベント

イベント開催日から2~4ヶ月前

 

※イベントの規模や内容によって異なりますので、計画には余裕を持っておきましょう。

 

オンラインイベントの内容が双方向性なのか一方通行性なのかで、イベント内容は大きく変化します。

また、オンラインイベントの登壇者は社内で対応できそうなのかどうかを確認し、必要であれば外部の人に手伝ってもらったり登壇依頼をしたりするなど、内容に応じた準備が必要です。

 

⑤オンラインイベントで参加者が得られるものを明確にする

オンラインイベントで満足してもらうためには、参加者に「参加してよかった」という気持ちにさせることです。

 

オンラインイベントで得られる価値を明確にすることでオンラインイベント参加者の満足度の向上に繋がるだけでなく、数値目標とするお問い合わせや資料請求などの成果に繋がりやすくなります。

 

オンラインイベントでは、「得られる情報」や「得られる知識」が欲しくて参加するという傾向が強いものです。もし、社内イベントをオンラインで企画している場合は、「交流で得る楽しさ」も含まれるでしょう。

 

オンラインイベントで参加者が得られることを明確にすることで、オンラインイベントの集客時にもアピールできます。また、オンラインイベントに参加できなかった人のための救済措置も準備しておくと安心です。

 

⑥具体的な日時・場所を設定する

オンラインイベントの内容が固まったら、ターゲット層やペルソナが参加しやすい時間帯を考慮して、具体的な日時と場所を決めましょう。

 

オンラインイベントにおける「場所」というのは、参加者がアクセスするサイトであり、どのオンラインツールを使うかということです。

 

現在では、多種多様なオンラインツールが存在します。イベントの形態によってふさわしいツールは変わりますので、ツールごとの性能や特徴を押さえておくと便利です。

 

また、オンラインイベントの登壇者は生で話してくれるのか、録画を流すのかなど、登壇者の配信場所も定めておく良いでしょう。特にオンラインイベントを初開催する場合、イベント内容を全て開催するのにどのくらいの時間が必要なのか想定しにくいものです。

 

準備のスケジュールを細かく決めて関係各所で共有することで、足並みをそろえやすくなります。

 

⑦参加者を集める方法を検討する

日時・場所が決まったら、最後は集客方法の検討です。

集客方法と言っても、以下のように多種多様な方法があり、媒体ごとに手法や告知のタイミングも異なります。

 

  • 広告(検索エンジン、ポータルサイトなど)

  • SNS(Twitter,Instagramなど)

  • 自社ブログ、メールマガジン

  • LINE公式アカウント

  • 紙媒体(雑誌、ポスターなど)

 

集客方法はたくさんありますが、オンラインイベントの企画段階で定めたターゲット層やペルソナが見てくれそうな場所で告知することをおすすめします。

 

また、ターゲット層やペルソナの「カスタマージャーニー」に基づいた方法を検討すると集客もスムーズです。

 

オンラインイベントの集客方法は以下の記事で詳しくご紹介しています。

オンラインイベントの集客方法12選!

 

⑧予算の割り振りを決める

集客方法が決まったら、最終的に必要な予算も把握しやすいでしょう。

 

オンラインイベントではコンテンツの制作費と集客費が予算のメインとなりますが、規模によってはお問い合わせや運営をサポートしてもらう事務局人員、事後のアンケート集計やログ分析レポート作成などで想定外の予算も掛かる場合があります。

 

内容に応じて外注業者から見積を取得して精査しておくことで、予算に見合ったオンラインイベントを企画できるでしょう。



オンラインイベントを大成功させる10のコツ

オンラインイベント企画の流れを把握するのに加えて、以下の10のコツを抑えておきましょう。

①「成果」を明確にし、最終的な成果までの流れを決めておく

②有線回線が使える会場を選定する

③オンラインイベントで使うツールは慎重に選ぶ

④参加リマインドは必ずする

⑤パワポは細かい文字で詰めすぎない

⑥出演者の名前の表記を統一する

⑦参加者の参加意識を上げる工夫する

⑧回遊施策を想定する

⑨アンケート回収率を高める施策を考える

⑩ハッシュタグでセミナー参加者の声を拡散できる施策を行う

 

上記10のコツをマスターすることで、自社オンラインイベントの成功につながりやすくなります。

 

それぞれについて詳しく見てみましょう。

 

①「成果」を明確にし、最終的な成果までの流れを決めておく

オンラインイベントでどんな成果を残したいのかを明確にし、最終的な成果の流れまで決めておくと成功しやすいと言えます。

 オンラインイベントの企画を成功させるためには、主催者よがりにならずに、参加者ありきで流れを組むことです。 

 

企画者の独りよがりのオンラインイベントは、残念ながら上手くいかないことが多くあります。 参加者が最終的にどうなってほしいのかを明確にすることを意識しましょう。

 

②有線回線を使える会場を選定する

 オンラインイベントを行う際には必ず有線回線が使用可能な会場を使うことが重要です。オンラインイベントでは、ネット回線の質が命取りになってきます。

 

特にライブ映像を放映するケースでは、無線回線では動画の配信がうまく行かないケースが非常に多いです。必ず有線回線を確保しておきましょう。

 

③オンラインイベントで使うツールは慎重に選ぶ

オンラインイベントの企画成功のカギはツール選びと言っても過言ではありません。

 オンラインイベントで使うツールごとに違いや利便性があります。

 

参加者目線でもツール選びは重要です。設定がカンタンでわかりやすいものが参加者にとってはおすすめというだけでなく、運営者にとっても扱いやすいと言えます。

 

④参加リマインドは必ずする

特に無料のオンラインイベントの場合、参加者へのリマインドは忘れないようにしましょう。

 無料だと、当日行かなくても参加者への損失はありません。自由に簡単に参加できる分、申込者数と実際の参加者数に解離が生まれてしまうことも想定できます。

 

参加者が減ることをある程度予想した集客計画も大切ですが、企画者側が申し込みリマインドメールなどを活用し、参加予定者と接点を持つことも重要です。

 

⑤パワポは細かい文字で詰めすぎない

オンラインイベントでパワーポイントを使う場合、フォントや文字の太さ・カラーにも気を配りましょう。 

オンラインイベント参加者が全員パソコンから参加しているとは限りませんし、スマホもパソコンも全画面とは限りません。

理想は、文字は30ポイント以上で字体が大きいフォントを選ぶことです。

フォントサイズ違い

細かい字を小さい画面で見ることは、参加者にとって苦痛です。スライドを活用する際は、文字自体を大きく見せ、情報を詰め込みすぎず要約だけを表示するのがおすすめです。

 

⑥出演者の名前の表記を統一する

登壇者や司会進行役など企画者が複数いる場合は、名前の表記を統一しましょう。多くのオンラインツールでは、名前が表示されます。

 「山田太郎_Web制作セミナー」

「田中次郎_Web制作セミナー」

 

などのように、出演者の名前表記を統一することで、参加者はひと目で同じ名前表記の人が出演者であることに気が付きやすくなりますのでおすすめです。

 

⑦参加者の参加意識を上げる工夫する

オンラインイベントは「ながら」で見られる傾向が強いため、参加者の参加意識をアップさせる企画を考えることも大切です。

 

株式会社Faber Companyのアンケートによれば、オンラインイベントを「61%が他の作業をしながら見ていた」という結果が出ています。

オンラインではどうしても没入感が低くなってしまい、参加者が自分ごとのように感じないというデメリットがあります。

 

オンラインイベントでの盛り上がりが心配であれば、チャットや商談が盛り上がる施策をしたり、質問を投げかけて手を上げさせたり、投票機能などを活用するなど参加者が自分ごととしてもらう企画内容を検討しましょう。

参加者が自分ごとになるような形に工夫を施し、一方向性にならないよう参加型にすることで、オンラインイベントが成功しやすくなります。

 

⑧回遊施策を想定する

展示会や合同説明会など複数のブースを回ってもらう目的があるオンラインイベントの場合、複数ブースの回遊施策を考えておきましょう。

 

イベントにおいて回遊率を上げることによるメリットは以下の通りです。

  • 参加者との接点増えるため、商品の訴求回数が上がる

  • 参加者が得られる情報が増えることによる満足度の向上

  • 参加者のイベントに対するファン化

 

また、オンラインイベントの複数ブースにおける回遊施策として代表的なものは以下の通りです。

  • 参加者との接点増えるため、商品の訴求回数が上がる

  • 参加者が得られる情報が増えることによる満足度の向上

  • 参加者のイベントに対するファン化

 

参加者にもれなくコンテンツを見てもらえるようにしましょう。 

 

⑨アンケート回収率を高める施策を考える

オンラインイベント後に回答してもらうアンケートを可能な限り多く回収できる施策についても検討するのが大切です。 アンケートは参加者目線でのオンラインイベントの改善や、今後のオンラインイベント企画時にも役立ちます。

 

その場で答えられるような簡易的な選択式アンケートを実施したり、メールでリンク共有して回答できるアンケートフォームを使う方法が考えられます。

 

アンケート回答者に当日の資料を配布することを条件として、回収率を高めます。

オンラインイベントの最後でセミナー講師や演者が「アンケートに回答してください」と一声かけることも効果的です。

チャット機能がある場合は、チャットでイベント終了前にアンケートの回答のリマインドをすることも効果的でしょう。

 

⑩ハッシュタグでセミナー参加者の声を拡散できる施策を行う

オンラインイベントの参加者が「セミナーに参加したことをSNSを通して積極的に発信してくれることを想定した施策も検討しましょう。

 

オンラインイベント参加者が参加前後にSNSを活用して感想を述べることを想定し、オンラインイベント専用のハッシュタグを作成することがおすすめです。

 

オンラインイベント専用のハッシュタグを事前に共有することで、SNSでリアルタイムの感想を述べてくれる参加者がいるかもしれませんし、参加者がイベント後の余韻に浸りやすくなります。ハッシュタグを統一することで、企画者と参加者の間に結束もできやすくなります。

 

ハッシュタグを辿ることで、イベント後も参加者の感想が検索可能です。企画者側で「いいね」をつけたり、拡散したりできるため、参加者とのコミュニケーションにもつながることからハッシュタグは積極的に取り入れましょう。

 

オンラインイベント企画の事例・アイディア集15選

過去に開催され、成功したオンラインイベントを15事例をリストにまとめました。

オンラインイベントを企画する際のアイディアとして、社内向け・社外向けにそれぞれの目的別に整理してます。


これから企画するイベントの参考にしてみてください。

 

社内向けオンラインイベントの種類

目的

イベントタイプ

イベントの実例

団結力向上

オンライン社員総会

日本コンベンションサービス株式会社「オンライン社員総会」

オンライン周年イベント

株式会社プランユーケー25周年記念オンラインイベント」

オンライン忘年会や新年会

株式会社ONE COMPATH「2020年忘年会」

オンラインランチ会

株式会社ポッケ「オンラインランチ会」

社員教育

オンライン研修

志コンサルティング株式会社「オンライン研修」

オンラインワークショップ

トライベック株式会社「TRIBECK JAM」


 

社外向けオンラインイベントの種類

目的

イベントタイプ

イベントの実例

イベントの売上

コンサート

韓国アイドルグループ「BTS」のオンラインコンサート「BTS PERMISSION TO DANCE ON STAGE

見込顧客獲得

オンラインセミナー

Chatwork株式会社「お役立ちセミナー

オンラインワークショップ

NECマネジメントパートナー株式会社「Webリニューアルを成功させたいご担当者様へ オンラインワークショップを体験しよう!

オンライン旅行

JTBオンラインツアー「おうちで旅体験

オンライン展示会

ヤンマーホールディングス株式会社「ヤンマーグリジャパン オンラインEXPO

ファン化促進

オンラインコミュニティ

株式会社ヤッホーブルーイング「よなよな月の道楽座」

オンライン試食会

株式会社伊予銀行「シンガポール食品オンライン試食会

人材採用

オンライン企業説明会

チームラボ株式会社「チームラボオンライン説明会」

オンライン合同説明会

株式会社ディスコ「キャリタス就活2022」

 

上記のオンラインイベントの詳細や結果などについては以下の記事でまとめていますので、ぜひご覧ください。

【2022年最新版】成功を収めたオンラインイベント事例26選!

 

 

オンラインイベントを成功させるためのツール

オンラインイベントを企画するにあたって、開催場所となるツールの選定は大変重要です。オンラインイベントのツールは、イベント管理プラットフォームと動画配信ツールの2つがあります。

 

オンラインイベントツールの選び方をきちんと把握することで、オンラインイベントの成功率もアップしますので、オンラインイベントの企画者にとって外せないポイントです。

 

オンラインイベントを開催するためのプラットフォームの選び方は以下の記事で詳しくご紹介しています。

 オンラインイベントプラットフォームの選び方とおすすめ7選!

 

セミナーの動画配信ツールは以下の記事で詳しくご紹介しています。

オンラインイベント、オンラインセミナーの動画配信ツールの選び方、おすすめサービス7選

 

あわせてご確認くださいね!

 

まとめ

コロナ禍の影響もあり、オンラインイベントの需要は社内だけでなく、社外にも及ぶようになりました。

オンラインイベントは、対象者ごとに求められている内容に合った企画を作成することが成功への近道です。

イベント参加者が、企画に求めていることや参加したことで得られる満足感を考慮し、参加者が充実した時間を過ごせる企画を作成しましょう。

また、オンラインイベントの企画満足度には、ツールやプラットフォームの選定も欠かせません。

自社で企画しているオンラインイベントにピッタリのツールとプラットフォームを選定し、オンラインイベントを大成功させましょう!


弊社ではオンラインイベントプラットフォーム選定やイベントサイト構築のお手伝いをしております。 興味のある方は下記のサービスページよりご参照ください。

 

石原 強 (Tsuyoshi Ishihara)

株式会社アーチャレス 代表取締役社長 / デジタルマーケティングディレクター Webの黎明期である1996年からこれまで20年以上、大手企業のWebサイト構築、運用を手がけ、ネット戦略立案から社内体制づくりを企業担当者とともに実践してきたデジタルマーケティングのエキスパート

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